Як найняти працівника ФОП: договір, повідомлення, податки 2026

Хто з ФОП може наймати: 1 група — ні, 2 група — до 10 осіб одночасно, 3 група — без обмежень

На 2 групі рахують тих, хто працює з вами одночасно, а не всіх, кого ви наймали за рік.

• 1 група не використовує працю найманих осіб§, тож перший працівник означає, що ця група вам не підходить (хто може бути на 1 групі).
• 2 група може наймати, якщо «кількість осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах, одночасно не перевищує 10 осіб». До цих 10 не включають працівниць у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами та по догляду за дитиною, а також мобілізованих працівників§. Скільки платить сама 2 група, пояснює стаття податки ФОП 2 групи.
• 3 група може мати скільки завгодно працівників. Її обмежує лише ліміт доходу 10 091 049 ₴ на рік (ліміт доходу ФОП 2026).

Одинадцятий працівник переводить 2 групу на загальну системуПерейти доведеться з першого числа місяця, наступного за податковим (звітним) періодом, у якому допущено перевищення§. Тому, якщо команда росте, переходьте на 3 групу заздалегідь: заяву подають не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку кварталу§.

Порівняння груп ви знайдете у статті ФОП 2 чи 3 група. Ваш єдиний податок і ЄСВ за себе від найму не змінюються, бо податки за працівника ви платите окремо (податки ФОП 3 групи 2026).

Як найняти працівника ФОП: 6 кроків

Для 2 і 3 групи порядок однаковий. Як платник ЄСВ ФОП уже стоїть на обліку, тому окремої реєстрації роботодавцем серед кроків немає. Заяву працівника про прийняття КЗпП не вимагає: підставою є договір і наказ, тож заяву беруть лише за бажанням, у довільній формі.

Трудовий договір з ФОП: письмова форма обов’язкова, що в ньому має бути, наказ, трудова книжка

Обов’язкової затвердженої форми договору немає, тож значення має зміст: які умови ви з працівником записали.

Перелік істотних умов КЗпП дає для спрощеного режиму трудових відносин§, проте його зручно взяти за чек-лист:

• сторони: ПІБ і РНОКПП ФОП і працівника;
• місце роботи або дистанційна робота, посада, обов’язки;
• дата початку; безстроковий чи строковий договір;
• оплата: оклад або ставка, премії, строки виплати — не рідше двох разів на місяць з проміжком до 16 календарних днів§;
• режим і тривалість робочого часу, відпустка;
• випробування, якщо є: до трьох місяців, для робітників — до одного§.

Договір ви оформлюєте наказом про прийняття на роботу, і умову про випробування застерігаєте саме в наказі§.

Трудова книжка і зберігання документів

Трудова книжка не обов’язкова, бо облік трудової діяльності ведуть в електронному реєстрі застрахованих осіб§. Паперову книжку ФОП оформлює лише на вимогу того, хто вперше приймається на роботу, — не пізніше п’яти днів після прийняття.

Кадрові й зарплатні документи ви зберігаєте довше за податкові (строки зберігання).

Повідомлення про прийняття працівника: до початку роботи, через Електронний кабінет

Повідомлення ви подаєте самі, і поки його немає, працівника не можна допускати до роботи§.

Його подають до органу ДПС за місцем вашого обліку як платника ЄСВ, за формою з додатка 1 до постанови КМУ № 413§. Форма електронна, з КЕП; на папері з електронною копією її подають лише за відсутності технічної можливості. Якщо трудовий договір оформлено через систему «Обрій», відомості передаються автоматично.

У формі вкажіть тип «початкове», РНОКПП і ПІБ ФОП, категорію особи (1 — основне місце роботи, 2 — сумісництво), РНОКПП, ПІБ і громадянство працівника, номер і дату наказу, дату початку роботи й підпис ФОП.

1. Подайте повідомлення хоча б за день до першого робочого дня через «Введення звітності».
2. Перевірте квитанції. Якщо квитанція № 2 не приходить, ось що робити.
3. Помилкове повідомлення відкличте повідомленням з типом «скасовуюче».

Повідомлення не є звітом. Звіти роботодавця описано у статті звітність ФОП з найманими працівниками.

Які податки платить ФОП за найманого працівника: ПДФО і ВЗ із зарплати, ЄСВ зверху — приклад на мінімальній зарплаті

Працівник на мінімальній зарплаті отримує на руки 6 658,19 ₴, а вам обходиться в 10 549,34 ₴ на місяць.

• ПДФО 18 % і військовий збір 5 %§ платить працівник із своєї зарплати, а утримуєте й перераховуєте їх ви як податковий агент.
• ЄСВ 22 %§ ви нараховуєте зверху, за власні кошти. Він не замінює ЄСВ за себе: той ви платите окремо (ЄСВ ФОП 2026).

Приклад для повного робочого дня на мінімальній зарплаті 8 647 ₴:

ЄСВ ви нараховуєте з бази не більше 20 мінімальних зарплат на місяць§.

Мінімальна зарплата 2026 і неповний робочий день: ЄСВ не менше мінімального страхового внеску

З 1 січня 2026 року мінімальна зарплата становить 8 647 ₴ на місяць§, і підвищення з 1 липня закон не передбачає.

За повний місяць на повний робочий день зарплата не може бути меншою за мінімальну. Працівнику на неповний день ви можете платити пропорційно годинам, але ЄСВ за нього сплачуєте не менше мінімального страхового внеску 1 902,34 ₴: якщо база не перевищує мінімальну зарплату, ЄСВ рахують як 22 % мінімальної зарплати§.

Доплачувати до мінімального внеску не потрібно за сумісників і працівників з нефіксованим робочим часом. Якщо ж працівник відпрацював неповний місяць через прийняття чи звільнення або був на лікарняному, це особливі випадки: розрахунок звірте з бухгалтером.

Коли і як сплатити: ПДФО і ВЗ — у день виплати, ЄСВ — до 20 числа наступного місяця

ПДФО і військовий збір ви сплачуєте під час кожної виплати, включно з авансом, а ЄСВ — одночасно з виплатою, на яку він нарахований, і не пізніше 20 числа наступного місяця§.

Платіжку на зарплату банк приймає лише разом із платіжкою на податок§.

Зарплату ви платите з рахунку ФОП на картку працівника, а ПДФО, ВЗ і ЄСВ — окремими платіжками за реквізитами з Електронного кабінету (реквізити). Про ці суми ви звітуєте щокварталу (строки розрахунку).

Готівка і нарахована, але не виплачена зарплата

• Якщо виплачуєте зарплату готівкою з каси, податок сплатіть протягом трьох операційних днів§.
• Якщо зарплату нараховано, але не виплачено, податок сплачують у строки місячного податкового періоду§.

Договір підряду (ЦПХ) з фізособою або ФОП-виконавець замість працівника: де межа

Податки за підрядника залежать від того, чи зареєстрований він як ФОП. Межу з трудовими відносинами визначає зміст роботи, а не назва договору.

Якщо підрядник не ФОП (договір ЦПХ з фізособою), ви теж податковий агент: ПДФО і ВЗ утримуєте з винагороди під час виплати, а ЄСВ нараховуєте зверху§. Якщо ж він ФОП і надав документ про реєстрацію§, а послуга відповідає його видам діяльності, податки ви не утримуєте.

Підряд із графіком і посадою можуть визнати трудовими відносинамиЗа позицією Держпраці і ДПС, графік, посада замість результату, підпорядкування правилам ФОП, щомісячна оплата «за час» і робоче місце від замовника — ознаки трудових відносин. Суди теж оцінюють фактичні відносини. Тоді договір підряду можуть визнати фактичним допуском без трудового договору (штраф).

Чи подавати повідомлення про ЦПХ

Повідомлення про прийняття постанова КМУ № 413§ вимагає для трудових договорів і гіг-контрактів. Форма з 2025 року має категорію «цивільно-правовий договір», але прямого обов’язку для ЦПХ у тексті постанови немає.

Звільнення працівника ФОП і закриття ФОП з працівниками

Розрахуйтеся з працівником у день звільнення. Окремого повідомлення до ДПС про звільнення не подають: відомості про нього йдуть у квартальний розрахунок.

Підставу звільнення ви берете з КЗпП: угода сторін, власне бажання, закінчення строку тощо. Оформлюєте звільнення наказом, а заяву працівника берете, коли підстава цього вимагає.

У день звільнення ви§:

• видаєте копію наказу;
• даєте письмове повідомлення про нараховані суми;
• виплачуєте всі суми — зарплату, компенсацію за невикористану відпустку. З цієї виплати сплачуєте ПДФО, ВЗ і ЄСВ, як із зарплати.

Постанова КМУ № 413 передбачає повідомлення про звільнення лише щодо домашнього працівника. Що саме показати в розрахунку, описано в розділі додатки розрахунку.

Якщо ви закриваєте ФОП з працівниками, спершу звільніть усіх, проведіть розрахунок, сплатіть податки й подайте розрахунок за останній квартал. Лише після цього подавайте заяву про припинення (порядок закриття ФОП).

Неоформлений працівник: попередження для єдинника, потім 30 мінімальних зарплат

Штраф загрожує не лише за допуск без договору, а й тоді, коли працівник фактично працює повний день на «неповному» або отримує зарплату без податків і ЄСВ.

Під час воєнного стану штрафи ст. 265 КЗпП не застосовують, якщо ви виконали припис Держпраці повністю і вчасно§. Оформлення працівників дивляться і під час фактичної податкової перевірки (що перевіряють).

Як це робить MasterKit: працівники — з бухгалтером

MasterKit — наш продукт.

ФОП з працівниками MasterKit веде разом із бухгалтером: профіль «ФОП з ПДВ або працівниками» працює лише з бухгалтером MasterKit (тарифи).

• Бухгалтер працює в програмі з модулем «Зарплата»: картка працівника, табель, нарахування й аванс, ЦПХ з фізособою.
• ПДФО, ВЗ і ЄСВ програма рахує з кожної виплати й пояснює «Чому так»; рахує також відпускні, лікарняні, компенсацію відпустки під час звільнення.
• Якщо на 2 групі працівників більше, ніж дозволяє група, програма спитає вас про це і не подасть звітність, доки питання не вирішено.
• Строки сплати програма рахує від дати виплати, а сплату впізнає у виписці.
• Повідомлення про прийняття програма не подає, але нагадує подати його до початку роботи.
• Квартальний розрахунок бухгалтер складає в програмі; ви підписуєте його КЕП у браузері, і він іде в Електронний кабінет.
• Де межа між підрядом і трудовими відносинами, програма оцінює за позицією ДПС.

Кадрові рішення і підпис КЕП лишаються за вами. ФОП без працівників веде AI-бухгалтер MasterKit. Інші питання зібрано в розділі питання і відповіді.