Звітність ФОП з найманими працівниками 2026: нова форма, строки

Які звіти подає ФОП з найманими працівниками: декларація ЄП + квартальний Податковий розрахунок

Регулярних звітів два: декларація ЄП і Податковий розрахунок. Повідомлення про прийняття працівника — не звіт, його подають один раз до початку роботи.

Звіт роботодавця повністю називається «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь фізичних осіб, утриманого ПДФО і військового збору та нарахованого ЄСВ». Для ФОП з 2026 року він квартальний§.

ЄСВ за себе в розрахунок не потрапляє: він лишається в додатку 1 до річної декларації (яку звітність подає ФОП 2 і 3 групи).

Як оформити працівника і подати повідомлення — у статті як найняти працівника ФОП; які податки з зарплати — там само, податки за найманого працівника. Платник ПДВ подає ще й щомісячну декларацію з ПДВ (ФОП з ПДВ 2026).

Нова форма 2026: Розрахунок ФОП / НПД за наказом № 243 — квартальна, чинна з 17.07.2026

У побуті цей звіт називають об’єднаною звітністю, бо в ньому зведені колишні звіт 4ДФ і звіт з ЄСВ. Наказ № 243 поділив його на дві форми.

Тож «нова форма з липня 2026» стосується юросіб. Для ФОП квартальний період з 1 січня 2026 року запровадив Закон № 4536-IX§, а форма під нього з’явилася лише влітку.

Тому перший період наказ і ДПС називають по-різному. Пункт 4 наказу № 243 — «І квартал 2026 року», а ДПС у ЗІР§ пояснює, що електронну форму для ФОП приймають з 01.08.2026 і вперше подають за II квартал 2026 року. Якщо січень–березень 2026 лишилися у вас без звіту, з’ясуйте позицію ДПС через «Листування з ДПС».

В Електронному кабінеті розрахунок має ідентифікатор F0500111, а додаток ФІЗ-4ДФ — F0510411.

Коли ухвалили і змінили наказ № 243

Наказ № 243 датований 07.05.2026, опублікований 17.06.2026 і чинний з 17.07.2026. Зміни до нього вніс наказ № 284 від 27.05.2026.

Строки подання: 40 днів після кварталу; таблиця на 2026–2027

40 календарних днів рахують від останнього дня кварталу§. Якщо останній день строку вихідний чи святковий, строк переходить на наступний операційний день§.

Подати розрахунок можна будь-якого дня після кінця кварталу. Якщо зробити це раніше, лишиться час виправити помилку «Звітним новим».

Якщо закриваєте ФОП, розрахунок за останній період подайте до завершення процедури припинення§ (ліквідаційна декларація ФОП).

Сплачувати податки треба в інші строки: ПДФО і військовий збір — під час виплати, ЄСВ — до 20 числа наступного місяця (коли платити податки за працівника).

Що всередині: ФІЗ-Д1 (ЄСВ), ФІЗ-4ДФ (ПДФО і ВЗ), ФІЗ-Д5 (прийняття / звільнення), ФІЗ-Д6 (стаж)

Сам розрахунок складається з титульної частини і розділу із зарплатою та ЄСВ по місяцях кварталу. Дані по кожній людині ви вносите в додатки.

У титульній частині вказують тип розрахунку, квартал і кількість працівників.

• ФІЗ-Д1 — ЄСВ по кожній застрахованій особі помісячно: зарплата, база, внесок 22 %, не менше ніж з мінімальної зарплати 8 647 ₴ за повний місяць. У формі юросіб цей додаток називається Д1. Якщо в кварталі ніхто не працював за трудовим чи цивільно-правовим договором, його не подають.
• ФІЗ-4ДФ — по кожній фізособі помісячно: дохід за ознакою, утриманий ПДФО 18 % і військовий збір 5 %. Сюди ж ідуть виплати не працівникам: оренда у фізособи, підряд, роялті.
• ФІЗ-Д5 — відомості про трудові відносини для реєстру застрахованих осіб: прийняття, звільнення, відпустки.
• ФІЗ-Д6 — спеціальний стаж для пільгових пенсій. Більшості ФОП він не потрібен.

Виплати іншим ФОП теж показують у ФІЗ-4ДФПДФО з таких виплат не утримують, якщо виконавець на єдиному податку дав документи про реєстрацію. Але ДПС§ вимагає показувати їх у додатку.

Коди ознак доходу ви знайдете в довіднику ознак, що додається до Порядку. Нараховані в розрахунку ПДФО, ВЗ і ЄСВ ДПС зводить зі сплаченими, тож перевіряйте це у стані розрахунків з бюджетом, а платіть за реквізитами ДПС.

Без працівників і «нульова»: коли розрахунок не подається, а коли потрібен без штату

Нульового розрахунку з 2026 року немає. Але навіть без штату розрахунок потрібен, якщо в кварталі ви нарахували дохід фізособі, наприклад за оренду чи підряд.

ПКУ прямо каже, що розрахунок «подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку — фізичній особі … протягом звітного періоду»§. Порядок повторює це правило§. ДПС підтверджує§: агент без працівників, який у кварталі не нараховував і не виплачував доходів фізособам, розрахунок не подає.

Плутають два випадки. Якщо зарплату за квартал нараховано, але не виплачено, розрахунок ви подаєте, бо вирішує саме нарахування§. Якщо ж працівників немає, але була разова виплата фізособі без статусу ФОП, наприклад оренда чи підряд, ви податковий агент. Тоді за цей квартал ви подаєте розрахунок з ФІЗ-4ДФ, а за підрядом — і з ФІЗ-Д1.

Коротко це правило є і в календарі ФОП 2026.

Як подати через Електронний кабінет: «Введення звітності», тип «Звітний», підпис КЕП

Подати розрахунок можна через Електронний кабінет, програму звітності або на папері. Папір підходить, лише коли в додатках не більше п’яти рядків§.

Розрахунок ви подаєте до ДПС за основним місцем обліку§. В Електронному кабінеті порядок такий:

1. Увійдіть в Електронний кабінет з КЕП ФОП, відкрийте «Введення звітності» і створіть документ за потрібний рік і квартал.
2. Оберіть розрахунок для ФОП (F0500111) і тип «Звітний», якщо за квартал подаєте вперше.
3. Додайте додатки — ФІЗ-4ДФ, ФІЗ-Д1, за потреби ФІЗ-Д5 — і заповніть їх по місяцях кварталу.
4. Запустіть перевірку документа в кабінеті: помилки формату видно до відправлення.
5. Підпишіть своїм КЕП і надішліть.
6. Протягом наступного робочого дня перевірте «Вхідні/вихідні документи»: потрібна квитанція № 2 «прийнято».

Процес той самий, що з декларацією ЄП, — сім кроків подання декларації.

Квитанція № 2 по об’єднаній звітності не прийшла: що робити

Спершу перевірте кабінет і дочекайтеся кінця наступного робочого дня, потім напишіть у ДПС. Розрахунок повторно не надсилайте.

Перша квитанція надходить протягом двох годин§. Друга надходить не пізніше наступного робочого дня§.

Для розрахунку друга квитанція означає ще й завантаження даних до реєстру застрахованих осіб, який веде ПФУ§. Тож вона залежить від обробки у двох відомствах, і після переходу на нові форми влітку 2026 року затримки траплялися частіше.

1. Перевірте «Вхідні/вихідні документи» в Електронному кабінеті: квитанція могла прийти туди, а не в програму, з якої подавали.
2. Дочекайтеся кінця наступного робочого дня. Якщо № 2 прийде пізніше і підтвердить прийняття, датою подання вважається дата з першої квитанції§.
3. Якщо квитанції й далі немає, напишіть через «Листування з ДПС» з номером і часом квитанції № 1 або зателефонуйте в контакт-центр ДПС 0 800 501 007 (напрям «Стан обробки електронної звітності»).
4. Не надсилайте той самий розрахунок знову з типом «Звітний» «про всяк випадок»: якщо перший прийнято, другий за той самий квартал зайвий. Оригіналом вважається останній документ, надісланий до граничного строку і прийнятий з квитанцією № 2§.
5. Якщо прийшла № 2 «не прийнято», прочитайте причину, виправте помилку і подайте розрахунок знову з типом «Звітний»: прийнятого розрахунку за квартал ще немає.

Навіть після «прийнято» ДПС може визнати розрахунок неприйнятим за камеральною перевіркою, якщо його подано з порушенням Порядку§.

Загальне про квитанції — у статті про декларацію: квитанції № 1 і № 2, що робити, якщо не прийнято. На повідомлення про прийняття працівника друга квитанція так само формується після обробки в ПФУ.

Помилка у звіті: «Звітний новий» до строку, «Уточнюючий» після

В обох випадках ви подаєте лише змінені рядки.

• «Звітний новий» подають до кінця 40-денного строку. Він містить лише коригування: рядок, який треба виключити, повторюють з ознакою «1», новий або правильний — з ознакою «0».
• «Уточнюючий» подають після строку, за той самий або попередні квартали, лише з тими додатками, де є коригування, і за формою, чинною на день подання§.

Номери розрахунків за квартал наскрізні незалежно від типу.

Якщо помилка занизила ПДФО чи військовий збірНедоплату сплатіть до подання уточнюючого розрахунку разом зі штрафом 3 % від неї§. За помилки періодів воєнного стану, які ви виправили самостійно, цей штраф не нараховують§.

Декларацію ЄП виправляють інакше — уточнююча декларація ФОП 3 групи.

Штрафи за неподання і помилки

Той самий штраф, що й за пропущений строк, ДПС застосовує до неповного звіту і звіту з помилками. Загальних «канікул» від нього воєнний стан не дає.

Саме так ДПС застосовує п. 119.1 ПКУ до розрахунку з ПДФО§.

Для частини про ЄСВ окремого розміру немає: Закон № 2464-VI відсилає до штрафів ПКУ§. Крім того, можлива адміністративна відповідальність — попередження або штраф від двох до трьох неоподатковуваних мінімумів.

Від відповідальності звільняють, якщо ви не мали можливості вчасно виконати обов’язок і виконали його після відновлення такої можливості§. Це доведеться підтвердити.

ФОП 2 групи з працівниками: та сама квартальна звітність + річна декларація ЄП

Розрахунок для 2 групи той самий: щокварталу, протягом 40 днів, з тими самими додатками. Декларацію ЄП 2 група подає протягом 60 днів після року§, з додатком 1 про ЄСВ за себе, а єдиний податок і військовий збір сплачує фіксовано авансом.

Працівників у 2 групи одночасно може бути не більше 10§, у 1 групи — жодного. Що буде, якщо їх більше, — у статті хто з ФОП може наймати.

Як це робить MasterKit

MasterKit — наш продукт.

ФОП з найманими працівниками MasterKit веде з бухгалтером, у профілі «ФОП з ПДВ або працівниками» (тарифи): режиму «лише AI» тут немає. AI бере на себе виписку, єдиний податок, ЄСВ за себе і нагадування строків, а розрахунок готує і перевіряє бухгалтер.

• Бухгалтер працює в програмі, де для ФОП вмикається модуль «Зарплата»: картка працівника, табель, нарахування й аванс, договори ЦПД з фізособами.
• Програма рахує ПДФО, ВЗ і ЄСВ з кожної виплати з поясненням «Чому так», а відпускні й лікарняні — за середнім заробітком.
• Розрахунок ФОП / НПД за квартал із додатками ФІЗ-4ДФ, ФІЗ-Д1 і ФІЗ-Д5 програма складає за новою формою. Підписуєте його КЕП у браузері, а надсилається він в Електронний кабінет.
• Квитанції ви отримуєте кнопкою. Біля кожного файлу видно статус: «квитанція № 1», «прийнято ДПС» або «не прийнято ДПС» з причиною з квитанції № 2.
• Календар показує строк розрахунку і ЄСВ із зарплати лише в ті місяці, коли ви були роботодавцем.

У спірних питаннях — першому періоді нової форми і виплатах іншим ФОП — програма дотримується позиції ДПС.

Чого програма не робить: уточнюючий розрахунок не подає, а про повідомлення про прийняття працівника лише нагадує — саму форму ви подаєте через Електронний кабінет до початку роботи. Розрахунки за періоди до нової форми теж лишаються поза програмою.

Більше питань на цю тему — у розділі питання і відповіді.