Первинні документи ФОП на єдиному податку: що зберігати, як довго і чи потрібні чеки

Що таке первинний документ

Це документ, який фіксує факт господарської операції і має обов’язкові реквізити. Документ без дати, суми чи сторін операцією не є.

Обов’язкові реквізити такі: назва документа, дата складання, назва підприємства або ФОП, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, посади й підписи відповідальних осіб§. У ФОП це зазвичай акт виконаних робіт, інвойс, накладна, товарний або фіскальний чек, квитанція, банківська виписка.

Які документи потрібні ФОП на єдиному податку

Які документи оформлювати при продажу товарів чи наданні послуг, залежить від операції: що продаєте, кому і на яких умовах. Універсального правила «кожному завжди потрібен акт» або «достатньо інвойсу» немає.

Працювати без договору ФОП може, якщо під «договором» розуміти окремий підписаний папір. Договір вважається укладеним, коли сторони погодили істотні умови§. Письмову форму задовольняють обмін листами чи електронними документами, публічна оферта на сайті з оплатою рахунку як акцептом або рахунок-оферта§. Для юросіб письмова форма обов’язкова§, і саме оферта чи рахунок з умовами її забезпечують.

Акт виконаних робіт: коли потрібен, коли можна без нього, акт раз на місяць

Для єдиного податку акт не обов’язковий, бо дохід виникає на дату надходження грошей§: неоплачений акт доходом не є, а оплата без акта — є.

Акт наданих послуг (виконаних робіт) фіксує, що послугу надано, у якому обсязі і на яку суму. Він потрібен з інших причин:

• Підтвердити зміст операції для ДПС і банку: показники обліку мають ґрунтуватися на первинних документах§.
• Дати контрагенту-юрособі підставу для витрат. Саме тому юрособи просять акт завжди.
• Зафіксувати, що претензій немає.

Реквізити в акта ті самі, що й у будь-якого первинного документа§, а зміст і обсяг послуги ви вказуєте з одиницею виміру і сумою. Печатка не потрібна.

Без акта можна, коли договір або публічна оферта передбачає інший спосіб підтвердження: оплату рахунку як акцепт, звіт у сервісі, чек ПРРО для фізосіб. Клієнтам-фізособам акт зазвичай не складають: їм достатньо чека чи квитанції, а вам доказом є виписка і рахунок.

Якщо послуга триває (підтримка, консультації, оренда), складайте акт раз на місяць на всі послуги за період. Так роблять і з юрособами, і з іншими ФОП, а окремий акт на кожну годину не потрібен.

Акт, підписаний лише вами і надісланий клієнту без заперечень, слабший за акт із підписами обох сторін. Тому пропишіть у договорі строк для зауважень, після якого акт вважається погодженим.

Інвойс: коли замінює акт і рахунок, що в ньому має бути

Для клієнта з-за кордону інвойс замінює і рахунок, і акт, тож вам достатньо інвойса і виписки. З українським контрагентом інвойс — це лише рахунок на оплату.

Якщо інвойс містить істотні умови, він заміняє ще й договір. Мінфін і ДПС приймають інвойс (рахунок-фактуру) як первинний документ, якщо в ньому є реквізити первинного документа: назва, дата, сторони, зміст і обсяг послуги, сума і валюта. Оплата за ним підтверджує, що послугу прийнято.

Для інвойса нерезидента підпис і печатка контрагента не обов’язкові. Окремий акт потрібен лише тоді, коли його вимагає сам клієнт або договір.

Банк просить інвойс при зарахуванні валюти для валютного нагляду. Дохід ви визнаєте на дату зарахування на поточний рахунок за курсом НБУ (докладно — у статті валютний дохід ФОП). Якщо клієнт платить через Payoneer чи Upwork, банк при виведенні коштів на рахунок ФОП може попросити разом з інвойсом договір або умови платформи і звіт системи про зарахування. Які документи готувати, читайте у статті як вивести гроші з Payoneer на рахунок ФОП.

Резиденту-юрособі витрати підтверджує акт або накладна, тому з українським контрагентом акт потрібен окремо від інвойсу.

Що має бути в інвойсі:

• номер і дата;
• ваші дані: ФОП, РНОКПП, адреса, IBAN і SWIFT-код банку;
• дані замовника;
• посилання на договір, якщо є;
• опис послуги в такому формулюванні, як у вашому КВЕД;
• період надання;
• кількість, ціна, сума і валюта;
• умови оплати: строк, хто платить комісії;
• підпис — паперовий, КЕП або проставлений у сервісі.

Двомовний інвойс, англійською й українською, знімає питання банку і ДПС про переклад.

Чи потрібні чеки на витрати

Для податку — ні: єдиний податок 2 і 3 групи ви сплачуєте з усього доходу, і витрати базу не зменшують.

Але документи на витрати знадобляться в трьох випадках:

• Торгівля. Накладні підтверджують походження товару. Штрафують за їх відсутність лише тих, хто веде облік товарних запасів: платників ПДВ, ФОП на загальній системі і продавців техніки з гарантією, ліків, медвиробів, ювелірки (облік товарних запасів).
• Запит банку про походження коштів або економічний зміст операцій. Витрати показують, що бізнес реальний.
• Перехід на загальну систему. Тоді витрати минулих періодів раптом стають важливими.

Якщо ви надаєте послуги, зберігайте документи на товар і на регулярні витрати понад 1 000 ₴, а решту — за бажанням.

Скільки зберігати

Три роки — мінімум для документів до декларацій. Під час перевірки чи спору, а також для документів щодо ЄСВ і працівників строк довший.

• Документи для декларацій з єдиного податку — не менше 1 095 днів (3 роки) з дня подання декларації, для якої вони використовувались; якщо декларацію не подавали — з граничного строку її подання.
• Під час перевірки або судового спору — до їх завершення, навіть якщо три роки минули.
• Документи щодо ЄСВ і працівників: розрахунки з ЄСВ і кадрові документи зберігайте від 5 років, документи про зарплату для пенсійного обліку — до 75 років. Які кадрові документи оформлює ФОП-роботодавець, читайте у статті як найняти працівника ФОП.
• Реєстраційні документи ФОП, договори з довгостроковою дією — увесь час діяльності і 3 роки після припинення.

Електронні документи і фото

Для актів та інвойсів з українськими контрагентами підходять сервіси електронного документообігу: документ, створений електронно й підписаний КЕП обох сторін, має ту саму силу, що й паперовий.

Скан або фото паперового чека підтверджує операцію для обліку і для банку, але для перевірки ДПС може знадобитися оригінал. Фіскальний чек ви можете перевірити за QR-кодом або номером в Електронному кабінеті.

Термочек вигорає за рікПаперові чеки на товар зберігайте фізично, а фото використовуйте як робочу копію.

Як організувати, щоб не витрачати час

1. Заведіть одну папку на квартал, паперову і хмарну, а файли називайте за схемою «дата, контрагент, сума».
2. Чек або акт фотографуйте в день операції, а не наприкінці кварталу.
3. Раз на місяць звіряйте виписку з документами: до кожного надходження має бути акт чи інвойс, до кожної закупівлі товару — накладна.
4. Квитанції №2 і платіжки за податки зберігайте окремо: саме їх просять першими.

У MasterKit ці кроки збирає AI-бухгалтер: ви завантажуєте виписку файлом, а чеки й акти — фото або PDF до 20 МБ. Якщо до операції немає документа, програма попросить додати чек і пояснить, навіщо він.

Як вивантажити виписку, читайте у матеріалі виписка monobank для обліку, а що робити з документами при зміні бухгалтера — у статті як змінити бухгалтера ФОП.

Більше питань на цю тему — у розділі питання і відповіді.