Що робити після реєстрації ФОП: реєстри, рахунок, КЕП, оплата

Перевірити систему оподаткування і групу: ЄДР і реєстр платників єдиного податку

Відкрийте обидва реєстри в перший тиждень: у ЄДР видно ваш статус підприємця і КВЕДи, а в реєстрі платників ЄП — систему, групу і ставку.

Реєстрація в ЄДР через Дію, ЦНАП чи нотаріуса дає статус підприємця, але не обирає податки: єдиний податок з’являється лише після заяви і запису в реєстрі платників ЄП§. Тому перший крок — переконатися, що ви там, де думаєте.

Для себе зручніше зайти в Електронний кабінет з КЕП: розділ «Облікові дані платника» показує систему оподаткування, групу і ставку. Якщо групу треба підтвердити документом контрагенту-юрособі чи банку, там же замовте витяг з реєстру платників ЄП. Він безоплатний§.

Перевіряйте не лише після реєстрації, а й після кожної заяви про зміни: групи, адреси, видів діяльності.

Коли новостворений ФОП стає платником єдиного податку: заява і дата

Дата залежить від групи і від того, чи встигли ви подати заяву, і для 3 групи строк короткий: 10 днів з дня реєстрації.

Заяву можна подати одразу під час реєстрації, як додаток до заяви про державну реєстрацію§; у Дії це окремий крок про спрощену систему. Можна й пізніше, через Електронний кабінет чи в ДПС.

Окрім ПДФО і військового збору з доходу за дні на загальній системі, за рік ДПС очікує декларацію про майновий стан і доходи§, за позицією ДПС — навіть без доходу. Тож на 3 групі не відкладайте заяву: 10 днів рахуються з дня реєстрації.

Перший звітний період

Перший звітний період 3 групи починається з 1 числа місяця, в якому відбулася реєстрація§. Для 1–2 груп перший період починається з 1 числа місяця, наступного за місяцем, у якому вас зареєстрували платником ЄП.

Яка група вам підходить, допоможе вирішити стаття ФОП 2 чи 3 група.

Перевірити КВЕДи у двох реєстрах і додати перед новим напрямком

Податкові наслідки має список КВЕДів у реєстрі платників ЄП, а не в ЄДР.

У ЄДР записано всі КВЕДи, які ви вказали під час реєстрації, а в реєстрі платників ЄП — лише ті, що ви вказали в заяві на ЄП. Дохід від діяльності, якої немає в реєстрі платників ЄП:

• для 1–2 груп оподатковується за 15 %§;
• для всіх груп, включно з 3-ю, є підставою перейти на загальну систему з 1 числа місяця після податкового (звітного) періоду§.

У Дії додали п’ять КВЕДів, а в заяві на ЄП вказали одинЦе типова помилка старту: для податків у вас тоді зареєстровано лише один вид діяльності з п’яти.

Новий напрямок роботи починайте в такому порядку:

1. КВЕД у ЄДР.
2. Заява про зміни до реєстру ЄП.
3. Перевірка в «Облікових даних».
4. Лише після цього — перша оплата.

Як додати КВЕД і подати заяву до реєстру ЄП, описано у статті як додати або змінити КВЕД ФОП, а який код обрати — у статті КВЕДи для ФОП 3 групи.

Рахунок ФОП: чи обов’язково відкривати і чому не особиста картка

Закон рахунку не вимагає, але особиста картка для оплат від клієнтів дає ризики без жодної економії.

Формально можна працювати лише з готівкою через ПРРО. Якщо ж клієнти платять на особисту картку, з’являються два ризики:

• поточні рахунки фізосіб не призначені для підприємницької діяльності§, тому банк за договором може заблокувати картку;
• під час перевірки доведеться доводити, що кожне надходження — дохід ФОП, а не дохід фізособи з ПДФО 18 % і ВЗ 5 %.

Заощадити на цьому не вийде: для єдиного податку оплата за товари чи послуги — дохід ЄП незалежно від рахунку§, такої позиції дотримується ДПС.

Відкрити рахунок просто: потрібні паспорт і РНОКПП, а дані з ЄДР банк перевіряє сам. Повідомляти ДПС не треба, бо банк робить це сам§. Витратні операції стають доступні після підтвердження від ДПС, зазвичай наступного робочого дня§.

Усі оплати від клієнтів приймайте лише на IBAN рахунку ФОП і податки платіть з нього ж (чому так, пояснює стаття як сплатити податки ФОП 3 групи).

Якщо дохід уже прийшов на особисту карткуВключіть суму в дохід місяця зарахування. Збережіть рахунок, акт або листування з клієнтом. Перекажіть гроші на рахунок ФОП як поповнення власними коштами: повторного доходу це не створює (власні кошти і «переказ власних коштів»). Клієнту надішліть реквізити ФОП для наступних оплат.

КЕП і Електронний кабінет: де отримати, навіщо з першого дня

КЕП, кваліфікований електронний підпис, потрібен, щоб подати онлайн заяву на єдиний податок і декларацію та зайти в Електронний кабінет. Отримати його можна безкоштовно.

Безкоштовних шляхів три:

• КНЕДП ДПС: особисто в центрі обслуговування платників, файловий ключ.
• Дія.Підпис у застосунку Дія: хмарний підпис за кілька хвилин без візиту. Кабінет приймає його для входу і підпису декларацій.
• Банк, клієнтом якого ви є: файловий ключ у застосунку.

Строк дії вказано в сертифікаті. Файл ключа зберігайте не на робочому столі й нікому не передавайте.

В Електронний кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua) входять через КЕП або Дія.Підпис. У перший день відкрийте:

• «Облікові дані платника» — система, група, ставка;
• «Стан розрахунків з бюджетом» — тут з’являться нарахування, сплати і борг;
• «Вхідні/вихідні документи» — квитанції на заяви і декларації;
• «Введення звітності» — звідси ви подаєте заяву на ЄП, якщо не подали її під час реєстрації, і декларації.

Повідомлення ДПС приходять у кабінет, а не на пошту, тому заходьте в нього принаймні раз на місяць.

Як приймати оплату: IBAN, готівка, еквайринг, післяплата, платіжні сервіси — що вимагає ПРРО

ПРРО не потрібен для переказу за реквізитами на IBAN рахунку ФОП. Для готівки (крім 1 групи), оплати карткою і платіжних сервісів на сайті він потрібен, а для післяплати все залежить від того, хто проводить розрахунок.

Норми Закону № 265§ і винятки розібрано в довіднику MasterKasa, а таблиця підкаже, яку статтю відкрити:

Хоч би як вам платили, доходом є вся сума, яку заплатив клієнт, до комісії банку чи сервісу§. Як це рахують при еквайрингу, післяплаті й маркетплейсах, пояснює стаття еквайринг, післяплата, маркетплейс.

Для оплат на IBAN підготуйте шаблон рахунку: назва ФОП, IBAN, сума, призначення «Оплата за послуги за рахунком № … від …». Тоді і банк, і облік зв’яжуть надходження з документом (первинні документи ФОП).

Перші податки і перша декларація: реєстрація в середині місяця або кварталу

Реєстрація в середині місяця не зменшує ЄСВ: за місяць реєстрації ви платите його повністю.

• ЄСВ починається з місяця реєстрації. Мінімальний внесок за місяць не ділиться на дні§ (позиція ДПС). У 2026 році це 1 902,34 ₴ на місяць (22 % мінімальної зарплати 8 647 ₴). Сплачуєте його щокварталу до 20 числа місяця після кварталу§, за місяці без доходу теж.
• 3 група платить єдиний податок 5 % і військовий збір 1 % від доходу за квартал після декларації. Декларацію вона подає протягом 40 днів після кварталу, а податки сплачує протягом 10 днів після граничного строку її подання§. Першу декларацію ви подаєте за квартал, у якому стали платником ЄП, і показуєте в ній дохід з дня реєстрації. За квартал без доходу декларацію теж подають, з нулями.
• 2 група платить єдиний податок (до 1 729,40 ₴) і військовий збір 864,70 ₴ авансом до 20 числа кожного місяця§, починаючи з місяця, з якого є платником ЄП. Декларацію вона подає раз на рік.

Не платити ЄСВ за себе можна лише в одному випадку: якщо ви одночасно працюєте за трудовим договором і роботодавець платить за вас ЄСВ не менше мінімального§.

Приклад. ФОП зареєстрований 17 листопада і того ж дня подав заяву на 3 групу, тож платником ЄП він є з 17 листопада. ЄСВ за листопад і грудень, 3 804,68 ₴, він сплачує до 20 січня. Перша декларація — річна за IV квартал: її подають протягом 40 днів після кінця року, з усім, що зараховано з 17 листопада, а ЄП і ВЗ сплачують протягом 10 днів після строку декларації. Якби заяву подали 1 грудня, пізніше 10 днів, до кінця року ФОП лишався б на загальній системі, а єдиний податок почався б з 1 січня.

Точні дати року є в календарі ФОП 2026, порядок сплати — у статті як сплатити податки ФОП 3 групи, а заповнення декларації — у статті як подати декларацію ФОП 3 групи.

Облік доходів з першого дня: таблиця або сервіс, без реєстрації

Книгу обліку в ДПС не реєструють з 2021 року, і форму ви обираєте самі: паперову чи електронну§.

Доходи в обліку показують помісячно, тож достатньо таблиці з такими колонками:

• дата зарахування;
• джерело — контрагент і документ;
• сума;
• підсумок за місяць і накопичений дохід з початку року.

Зразок є у статті книга обліку доходів ФОП, а що робити щомісяця, щокварталу і раз на рік, пояснює стаття як вести ФОП 3 групи самостійно.

Дохід ви визнаєте на дату зарахування грошей на рахунок, а не на дату акта§. Що з виписки є доходом, а що ні, показано в переліку випадків за випискою.

Накопичений дохід порівнюйте з лімітом групи: для 3 групи це 10 091 049 ₴ на календарний рік. Рік рахується з 1 січня, а не 12 місяців з дня реєстрації (ліміт доходу ФОП 2026).

До кожного надходження зберігайте акт, інвойс або рахунок протягом 1 095 днів§.

Як це робить AI-бухгалтер MasterKit

MasterKit — наш продукт.

AI-бухгалтер MasterKit підключає ФОП за кілька хвилин і далі веде облік і строки за випискою.

• Ви вказуєте групу, ставку і дату реєстрації, додаєте рахунки ФОП і підписуєте доступ своїм КЕП.
• Реєстри ДПС програма за вас не перевіряє, але показує, що в них звірити: систему, групу, КВЕДи, дату переходу на ЄП.
• Кожне надходження програма розкладає на дохід і не-дохід за нормами ПКУ, сама рахує дохід місяця і накопичений дохід з початку року і стежить за лімітом групи.
• Календар строків нагадує про ЄСВ, декларацію і сплату ЄП з ВЗ за 7 і за 2 дні, а суми трьох платежів програма рахує за випискою.
• Декларацію програма готує до підпису вашим КЕП, а підписуєте й подаєте її ви. Якщо ви зареєструвалися в середині кварталу, перша декларація міститиме дохід з дня реєстрації.

Інші питання на цю тему зібрано в розділі питання і відповіді.