Книга обліку доходів ФОП у 2026 році: чи обов'язкова, як вести і зразок таблиці

Під підсумком місяця додайте рядок «з початку року», тобто суму підсумків усіх місяців. Саме це число ви переносите в декларацію (дохід наростаючим підсумком) і порівнюєте з лімітом: 10 091 049 ₴ для 3 групи, 7 211 598 ₴ для 2 групи.

Для місяця з прикладу ЄП і ВЗ 3 групи становлять 3 157,50 ₴ і 631,50 ₴, а сплачуєте ви їх за підсумками кварталу.

Excel або Google Sheets: що має бути в таблиці і чому її не треба реєструвати

ПКУ прямо дозволяє вести облік в електронному вигляді§, тож таблиця Excel, Google Sheets чи Numbers — повноцінний регістр доходів, і реєструвати її в ДПС не потрібно.

Мінімум граф такий самий, як у зразку вище: дата надходження, джерело (хто заплатив і за яким документом), сума доходу в гривнях, повернення клієнтам, підсумок за місяць. Корисно додати ще дві речі:

• графу «спосіб отримання»: рахунок, еквайринг, готівка (навіщо вона);
• коротке пояснення для надходжень, які ви не вважаєте доходом (переказ між своїми рахунками, власні кошти, повернення від постачальника), бажано з нормою.

Один аркуш на рік із підсумками по місяцях читати простіше, ніж дванадцять файлів.

Звільнення від реєстрації тут не пільга, а відсутність процедури: для довільного регістру ПКУ не передбачає ні реєстрації, ні прошивання, ні підпису інспектора. Те саме стосується зошита чи застосунку.

На запит ДПС таблицю за потреби доведеться роздрукувати. Якщо попросять «книгу», показуйте саме її: іншого документа у ФОП без ПДВ немає.

Як часто записувати дохід: закон вимагає помісячно, детальніше — зручніше

Закон вимагає одного запису на місяць — суми доходу§, тож три оплати за місяць можна записати одним підсумком.

Але щоб ця сума була правильною, виписку все одно доведеться пройти рядок за рядком: відкинути не-доходи, перерахувати валюту за курсом НБУ на дату, відняти повернення. Тому записувати кожне надходження окремо простіше: це кілька хвилин раз на тиждень замість відновлення кварталу перед декларацією.

Для 3 групи це ще й питання звітного періоду. Декларація квартальна§, тож платіж, який зайшов 30 вересня, належить до III кварталу, а 1 жовтня — до IV.

Наприкінці місяця зробіть три речі:

1. Зберіть надходження з усіх рахунків і каналів.
2. Запишіть суму місяця.
3. Оновіть рядок «з початку року» і порівняйте його з лімітом групи (як не пропустити ліміт).

Якщо дохід за місяць дорівнює нулю, рядок усе одно запишіть, і з таблиці буде видно, що місяць не пропущено.

Готівка і безготівка окремо: не обов’язок, але спрощує контроль; як організувати колонки

Окремих граф закон не вимагає: готівку ви оприбутковуєте в тому самому довільному обліку помісячно§, і дохід за місяць лишається однією цифрою.

Поділ потрібен не ДПС, а вам, і з двох причин:

• У різних каналів різні джерела даних. Переказ на IBAN видно у виписці, а карткову оплату через еквайринг і готівку — у Z-звітах ПРРО. Виплата еквайра приходить на рахунок за мінусом комісії і не збігається із сумою чеків, тому без розбивки звірити дохід із документами неможливо.
• Спосіб оплати визначає, чи потрібен ПРРО. Окрема графа одразу показує, які надходження мали бути фіскалізовані (коли потрібен РРО, пояснює довідник Каси).

Організувати це можна двома способами. Можна додати графу «спосіб отримання» з чотирма значеннями: рахунок (IBAN), еквайринг, готівка, інше (післяплата, платіжний сервіс). А можна замість однієї суми завести чотири колонки, окрему для кожного каналу.

Наприкінці місяця підбийте підсумок за кожним каналом і загальний. У декларацію йде загальний.

Звідки брати дані

Якщо готівки немає, єдиним джерелом є виписка з рахунку ФОП за повний місяць. Для готівки й карткових оплат від покупців джерелом стають Z-звіти ПРРО за день.

Беріть виписки з усіх рахунків, зокрема валютних. Кожне надходження з виписки ви або записуєте в облік як дохід, або позначаєте як не-дохід із поясненням.

Як вивантажити виписку у табличному форматі, пояснює стаття виписка monobank для обліку, а які документи мають стояти за кожним рядком — матеріал первинні документи ФОП.

Скільки зберігати і що буде без обліку

Облік і документи зберігайте не менше 1 095 днів§ з дня подання декларації, для якої їх використано. Якщо триває перевірка або спір, строк продовжується до їх завершення.

Електронний файл зберігайте з резервною копією, паперовий зошит — разом із виписками.

Окремого штрафу за відсутність книги чи таблиці доходів у ФОП 1–3 груп без ПДВ немає: за роз’ясненнями ДПС, ні ПКУ, ні КУпАП його не встановлюють. Є штраф за незабезпечення зберігання первинних документів: 1 020 ₴, повторно протягом року — 2 040 ₴§. ФОП 3 групи з ПДВ, який не веде облік за обов’язковою формою, ризикує попередженням або штрафом від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів§. Штрафи невеликі порівняно з донарахуванням, але саме відсутність обліку робить спір із ДПС програшним.

Докладніше про перевірки — у статті податкова перевірка ФОП.

Для 2 групи те саме

Так, 2 група теж веде облік доходів, щоб контролювати ліміт 7 211 598 ₴ і мати доказ на випадок перевірки.

На 2 групі ви платите фіксований єдиний податок 1 729,40 ₴ і військовий збір 864,70 ₴ на місяць незалежно від доходу, тому здається, що облік не потрібен. Але під час перевірки саме він доводить, що дохід отримано від дозволених клієнтів у дозволеній формі.

Таблиця та сама, лише без колонки податку. Порівняння груп — у матеріалі ліміт доходу ФОП 2026.

Як це робить AI-бухгалтер

AI-бухгалтер MasterKit веде цей облік за випискою і готує декларацію до підпису:

• імпортує файл CSV або Excel;
• розкладає кожну операцію на дохід і не-дохід із поясненням;
• перераховує валюту за курсом НБУ на дату зарахування і відокремлює повернення;
• рахує підсумок за місяць і накопичений дохід з початку року, стежить за лімітом.

Реєстр доходів за будь-який місяць ви можете показати ДПС як облік в електронній формі. Виписку ви вивантажуєте і завантажуєте самі: до банку сервіс не підключається.

Більше питань на цю тему — у розділі питання і відповіді.