Облік товарних запасів ФОП: хто веде за Порядком № 496, а хто ні

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів: Закон № 265 і Порядок № 496

Його ведуть ті, хто проводить розрахункові операції з товарами. Чи стосується це вас, залежить від системи оподаткування, статусу щодо ПДВ і виду товарів.

Обов’язок установлює Закон № 265§. За ним суб’єкти господарювання, які проводять розрахункові операції, повинні:

• вести облік товарних запасів у порядку, встановленому законодавством;
• продавати лише товари, відображені в такому обліку;
• під час перевірки надати документи, які підтверджують облік і походження товарів, що на момент перевірки перебувають у місці продажу.

Порядок для фізичних осіб-підприємців, зокрема платників єдиного податку, затвердив Мінфін наказом від 03.09.2021 № 496§; він чинний з листопада 2021 року. Товарні запаси за Порядком — це сукупність товарів, які ФОП утримує для подальшого продажу. Отже, йдеться лише про торгівлю.

ФОП, який надає послуги і нічого не перепродає, товарних запасів не має, тож Порядок № 496 його не стосується, навіть якщо він купує матеріали чи техніку для роботи. Серед торговців облік розподіляється так:

• ФОП на загальній системі веде його завжди, винятку для нього немає.
• ФОП 3 групи, зареєстрований платником ПДВ, теж веде.
• ФОП-єдинник без ПДВ (1, 2 або 3 група) від обліку звільнений, доки не продає товари з чотирьох спеціальних категорій.

Розмежуйте два різні обов’язки: облік товарних запасів за Законом № 265 і облік доходів§. Другий є в кожного єдинника (книга обліку доходів ФОП), а перший — лише в тих, кого закон від нього не звільнив.

Виняток для єдинників без ПДВ (п. 12 ст. 3 Закону № 265): 1, 2 і 3 група

Виняток прив’язаний до статусу щодо ПДВ, а не до номера групи, і не діє для спеціальних товарів.

Закон прямо каже: вимоги щодо обліку товарних запасів не поширюються на ФОП — платників єдиного податку, не зареєстрованих платниками ПДВ§, крім тих, хто продає:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби і вироби медичного призначення;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння.

ФОП 2 групи платником ПДВ бути не може. Тому для нього питання «чи потрібно вести товарний облік» зводиться до одного: чи є в асортименті спеціальні товари.

Практично звільнення означає три речі:

• Форму ведення обліку товарних запасів заводити не треба.
• Під час фактичної перевірки ДПС не може вимагати документи на походження товару за Законом № 265, бо норма на вас не поширюється.
• Санкцію за необліковані товари§ до вас не застосовують.

Усе інше лишається: облік доходів, ПРРО там, де він потрібен за способом оплати, і документи на товар з інших підстав, про які нижче.

Технічно складні побутові товари, ліки, медвироби, ювелірка: облік ведуть усі

Якщо в асортименті є хоч одна спеціальна категорія, облік ведуть за всіма товарами місця продажу — у будь-якій групі.

Технічно складні побутові товари — не будь-яка техніка. Це групи товарів із затвердженого переліку§, і лише ті з них, що підлягають гарантійному ремонту або гарантійній заміні.

До переліку входять, зокрема, побутова техніка для дому (холодильники, пральні машини, плити, кондиціонери, пилососи), аудіо-, відео- і фототехніка, комп’ютери, ноутбуки, планшети, монітори та периферія, мобільні телефони і смартфони, електроінструмент.

Тож товар має пройти два тести: він входить до групи з переліку, і на нього є гарантія. Чохол чи кабель не є технічно складним товаром, а сам телефон є.

• Лікарські засоби і медичні вироби продають аптеки та інтернет-магазини медтоварів: від тонометрів до ортопедичних виробів, якщо товар зареєстрований як медичний виріб.
• Ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння продають ювелірні магазини і майстерні, зокрема зі сріблом.

Так вважає ДПС: вона виходить із того, що облік ведеться за всіма товарами в місці продажу, а не лише за спеціальними.

Для цих самих категорій діють і особливі правила щодо РРО незалежно від групи й обороту — про це у довіднику Каси (коли потрібен РРО).

Якщо є РРО/ПРРО: чи треба облік товарних запасів

Наявність РРО чи ПРРО сама по собі обов’язку не створює і не знімає. Його визначають статус ФОП і товари, а не каса.

• ФОП 2 групи, який торгує одягом і має ПРРО, бо приймає картки через еквайринг, облік товарних запасів не веде.
• ФОП на загальній системі з тим самим ПРРО облік веде.
• І навпаки: ФОП 3 групи з ПДВ, який продає лише юрособам за безготівковим розрахунком і ПРРО не має, облік веде, бо він платник ПДВ.

ПРРО і Форма обліку — різні документи про різне. ПРРО фіксує розрахункові операції з покупцями, а Форма — рух товару: скільки прийшло від постачальника і скільки вибуло. Одне не замінює інше, але для тих, хто зобов’язаний вести облік, вони пов’язані. Вибуття товарів, проданих через РРО/ПРРО, записують у Форму за підсумками дня однією сумою на підставі фіскального звітного чека. Форма разом із документами на товар має бути в місці продажу під час перевірки.

Чи потрібен ПРРО саме у вашому способі оплати — у довіднику Каси (післяплата і ПРРО).

Форма ведення обліку товарних запасів: що записувати і на підставі яких документів

Форма — це додаток до Порядку № 496: таблиця, куди в день операції записують надходження і вибуття товару з посиланням на первинний документ.

Її ведуть у паперовому або електронному вигляді за кожним місцем продажу, а первинні документи є невід’ємною частиною обліку. Окремого бланка купувати не треба: таблиця з потрібними графами в Excel — це і є Форма.

Графи Форми:

• порядковий номер запису і дата;
• назва і номер первинного документа;
• постачальник або одержувач і його код;
• вартість надходження і вартість вибуття у гривнях.

Зразок заповнення за тиждень для магазину з ПРРО (суми вигадані):

Документи на товар без обов’язку за Порядком № 496: коли вони все одно потрібні

Навіть без обов’язку за Порядком № 496 під кожну закупівлю майте мінімум — накладну або чек постачальника з назвою товару.

Не змішуйте два різні питання:

Тому обов’язку мати документи на походження звичайних товарів у єдинника без ПДВ немає, і вимагати їх при фактичній перевірці підстав теж немає.

У попередні роки податківці наполягали на документах під кожне надходження, тому в спорі посилайтеся на п. 12 ст. 3 Закону № 265§.

Проте документи на товар усе одно знадобляться в чотирьох випадках:

• Банк за правилами фінансового моніторингу може запитати походження коштів і товару, і без накладних він може обмежити рахунок.
• Повернення і гарантія. Покупець має право повернути товар чи вимагати гарантійного ремонту, і без документа на закупівлю ви не доведете свої вимоги постачальнику.
• Зміна системи. Після переходу на загальну систему або реєстрації платником ПДВ витрати минулих періодів стають важливими.
• Спір з ДПС. Накладна доводить, що ви продаєте власний товар, а не чужий як агент, і що дохід отримано від дозволеного виду діяльності.

Зберігайте ці документи 1 095 днів після подання декларації§. Які документи оформлювати при продажу — рахунок, акт, накладна, інвойс — у статті первинні документи ФОП.

Штраф за відсутність документів на товар і за порушення обліку

Подвійна вартість необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Санкцію§ застосовують за:

• продаж товарів, не облікованих у встановленому порядку;
• ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів у місці продажу.

Тож сума залежить від вартості необлікованого товару на момент перевірки, а не від фіксованої цифри.

Під санкцію підпадають лише ті, хто зобов’язаний вести облік: ФОП на загальній системі, платники ПДВ і продавці чотирьох спеціальних категорій. Єдинник без ПДВ зі звичайними товарами під неї не підпадає, бо на нього не поширюється сам обов’язок.

Це з’ясовують під час фактичної перевірки§: інспектор приходить у місце продажу і просить Форму та документи на товар, що є на полицях.

Штраф за незбереження первинних документів

Окремо від санкції Закону № 265 діє штраф за незабезпечення зберігання первинних документів§. Він застосовується до документів, які ви зобов’язані зберігати.

Як проходить фактична перевірка і що робити при акті — у статті податкова перевірка ФОП. Дохід від продажу товарів ви в будь-якому разі визнаєте на дату надходження грошей і в повній сумі — про це у статті що є доходом ФОП за випискою.

Як це робить AI-бухгалтер MasterKit

MasterKit — наш продукт.

Форму за Порядком № 496 AI-бухгалтер MasterKit не веде. Якщо ви зобов’язані вести товарний облік, ведіть його в таблиці або товарообліковій програмі.

Що програма робить:

• Розбирає виписку рахунку ФОП, бачить кожну оплату постачальнику, до якої немає документа, і ставить задачу «додайте накладну або чек» з поясненням, навіщо.
• Фото чи PDF документа зберігає поруч із платежем. За будь-який період видно список закупівель із документами — ту саму папку, яку просить банк чи інспектор.
• Дохід від продажів рахує за випискою на дату зарахування, тримає ліміт групи наростаючим підсумком і готує декларацію до підпису.

Чи потрібен ПРРО за вашим способом оплати — у довіднику Каси.

Більше питань на цю тему — у розділі питання і відповіді.