Для кого: усіх ФОП
Як змінити бухгалтера ФОП: порядок дій, що забрати, як перевірити й не отримати штраф
Коротко
Для ФОП без працівників передача обліку займає 2–7 робочих днів. За цей час треба не загубити документи, не пропустити борги і забрати в старого бухгалтера доступ до вашого КЕП.
- Оберіть момент після квартальної декларації і сплати податку.
- Заберіть документи за актом: виписки, декларації з квитанціями № 2, реєстр доходів, первинні документи.
- Звірте стан розрахунків з бюджетом в Електронному кабінеті.
- Відкличте доступи і сертифікат КЕП, якщо ключ був у бухгалтера.
- Проведіть звірку залишків з новим бухгалтером і закрийте стосунки письмово.
Якщо ключ КЕП лишився у старого бухгалтера: ним можна подати будь-що від вашого імені, доки ключ не відкликано.
Перевірено: Олександр Тарасинський, засновник MasterKit. Вища економічна освіта (Торговельно-економічний університет, м. Київ, спеціальність «економіст»), 6 років досвіду перевірки бухгалтерського обліку. LinkedIn
Оновлено: · Автор: Редакція MasterKit · опубліковано · 6 хв читання
Шість кроків
- Оберіть момент. Найбезпечніше — після подання квартальної декларації і сплати податку: період закритий, передається результат, а не процес. Якщо чекати не можна, домовтесь, хто закриває поточний квартал, письмово.
- Заберіть документи й дані. Виписки банку за весь час співпраці, усі подані декларації з квитанціями № 2, книга або реєстр доходів, первинні документи (акти, інвойси, накладні, чеки), реєстраційні документи ФОП, листування з ДПС, дані про сплачені податки.
- Звірте стан із бюджетом. В Електронному кабінеті платника (cabinet.tax.gov.ua) відкрийте «Стан розрахунків з бюджетом» за кожним податком: переплата, борг, пеня. Порівняйте дохід наростаючим підсумком у останній декларації з сумою за виписками.
- Відкличте доступи. Якщо бухгалтер мав ваш ключ КЕП — скасуйте (відкличте) сертифікат у КНЕДП, що його видав, і отримайте новий. В Електронному кабінеті перегляньте розділ уповноважених осіб і приберіть зайві. Змініть паролі від банку, поштової скриньки для ДПС, сервісів звітності, ПРРО; перевірте, на чиє ім’я оформлений договір із сервісом подання звітності.
- Передайте новому бухгалтеру і проведіть звірку. Новий бухгалтер або сервіс звіряє залишки на початок періоду з виписками й останньою декларацією та фіксує розбіжності протоколом. Що не сходиться — виправляється уточнюючою декларацією до того, як почнеться новий облік.
- Закрийте стосунки письмово. Акт приймання-передачі документів із переліком, дата припинення відповідальності старого бухгалтера, підтвердження, що в нього не лишилось ваших ключів і доступів. Якщо був договір — розірвання за його правилами.
Перелік для акта приймання-передачі
Якщо старий бухгалтер не віддає документи, більшість із них можна відновити без нього.
| Що | Де взяти, якщо бухгалтер не віддає | Навіщо |
|---|---|---|
| Виписки з усіх рахунків за весь період | у банку — застосунок або відділення | база доходу; звірка з деклараціями |
| Подані декларації з квитанціями № 2 | Електронний кабінет → «Перегляд звітності» | що саме задекларовано і прийнято |
| Стан розрахунків з бюджетом | Електронний кабінет, за кожним податком | борг, переплата, пеня на дату передачі |
| Реєстр або книга доходів | відновлюється за виписками | обов’язок вести облік доходів |
| Акти, інвойси, накладні, чеки | у контрагентів, у пошті, у сервісах документообігу | підтвердження доходу і походження товару |
| Листування з ДПС, запити, відповіді | Електронний кабінет → «Вхідні документи» | незакриті питання, строки відповідей |
| Доступи: сервіс звітності, ПРРО, пошта для ДПС | переоформити на себе | без цього новий бухгалтер не подасть звітність |
| Ключ КЕП | скасувати (відкликати) сертифікат у КНЕДП, що його видав, і отримати новий | якщо ключ був у бухгалтера, він лишається дійсним до відкликання |
Як перевірити, що облік у порядку
Облік у порядку, якщо цифри в Електронному кабінеті сходяться з виписками і жоден запит ДПС не чекає відповіді.
- Дохід наростаючим підсумком в останній декларації дорівнює сумі доходів за виписками з початку року (без переказів собі й повернень).
- За кожним із трьох платежів — ЄП, ВЗ, ЄСВ — у «Стані розрахунків з бюджетом» немає боргу, а переплата пояснюється.
- Для кожної декларації є квитанція № 2, бо квитанція № 1 підтверджує лише доставку.
- Використання річного ліміту відповідає вашим очікуванням. Якщо ліміт близький, новий бухгалтер має знати це в перший день.
- Немає непрочитаних запитів ДПС зі строком відповіді.
Типові помилки при зміні
- Ключ КЕП лишився у старого бухгалтера: відкличте сертифікат, навіть якщо стосунки добрі (крок 4).
- «Передали все» без переліку, а через рік з’ясовується, що виписок за один квартал немає і бухгалтера вже не знайти, хоча акт з переліком складають за п’ять хвилин (крок 6).
- Ніхто не закрив поточний квартал: старий бухгалтер вважає, що вже не відповідає, а новий — що ще не почав (крок 1).
- Не звірили залишки, і помилка старого бухгалтера повторюється в наступній декларації, хоча уточнююча до початку нового обліку дешевша за штраф (крок 5).
Як це відбувається в MasterKit
MasterKit — наш продукт.
Передача обліку починається з діагностики з фіксованим обсягом і закінчується протоколом звірки, який підписують обидві сторони.
- На діагностиці бухгалтер із допуском дивиться виписки, декларації та документи. Він показує, що переноситься автоматично, а що вручну, і скільки це коштує.
- Потім ми переносимо облік за узгоджений період і складаємо протокол звірки. Якщо звірка не сходиться, ми показуємо, де саме, і не називаємо перенос завершеним.
- Якщо ви міняєте бухгалтера всередині платформи, компанія, документи й історія чату лишаються у вас, а доступ попереднього бухгалтера відкликається однією дією.
Докладніше про це на сторінці передача обліку, а що робити з документами далі, пояснює матеріал первинні документи ФОП.
Що робити далі
Питання і відповіді
Коли найкраще міняти бухгалтера ФОП?
Найкраще міняти бухгалтера після подання квартальної декларації і сплати єдиного податку: період закритий, тож розбіжності видно одразу. Для ФОП 3 групи це середина лютого, травня, серпня або листопада. Міняти бухгалтера посеред кварталу можна, але тоді письмово домовтеся, хто цей квартал закриває.
Які документи забрати у старого бухгалтера?
Заберіть виписки банку за весь період, усі декларації з квитанціями № 2, книгу або реєстр доходів, первинні документи, листування з ДПС, реєстраційні документи, відомості про сплачені податки і доступи до сервісів звітності. Передачу оформіть актом приймання-передачі з переліком документів.
Що робити, якщо старий бухгалтер не віддає документи?
Виписки й декларації можна відновити без нього: виписки — у банку, декларації та стан розрахунків — в Електронному кабінеті платника. Первинні документи запитайте у контрагентів. Вимогу повернути документи зафіксуйте письмово, а якщо є договір, посилайтеся на нього.
Чи треба повідомляти податкову про зміну бухгалтера?
Ні, якщо бухгалтер не був зареєстрований як уповноважена особа в Електронному кабінеті або в податковій. Якщо був, приберіть його з переліку уповноважених і за потреби подайте повідомлення про припинення його повноважень.
Скільки триває передача обліку?
Для ФОП без працівників передача зазвичай триває 2–7 робочих днів, залежно від повноти виписок і документів. У MasterKit передача починається з діагностики з фіксованим обсягом і закінчується протоколом звірки, який підписують обидві сторони.
Що змінилося в статті
- — редактура відповідей FAQ, норми значком §.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною податковою консультацією. Ставки й строки перевіряються за офіційними джерелами ДПС України на дату оновлення; якщо ви знайшли неточність — напишіть на partner@masterkit.ua. MasterKit — наш продукт: коли стаття згадує його, ми кажемо про це прямо.