Чи потрібен бухгалтер ФОП 3 групи: коли можна самому, коли з AI, а коли без людини не обійтись

П'ять питань, які вирішують

Відповідайте по черзі: перше «так» підкаже, кого залучити.

1. Чи ви платник ПДВ або плануєте ним стати? Якщо так, потрібен бухгалтер: щомісячна декларація, податкові накладні зі строками реєстрації, блокування накладних.
2. Чи є наймані працівники? Якщо так, теж потрібен бухгалтер: зарплата, ПДФО, ЄСВ, квартальний розрахунок (Розрахунок ФОП / НПД — звітність ФОП з найманими працівниками), лікарняні.
3. Чи приймаєте готівку або картки від фізичних осіб напряму? Тоді у вас ПРРО, фіскальні чеки і щоденні звіти, і знадобиться щонайменше сервіс із підтримкою ПРРО, а часто — бухгалтер. Якщо ж усе йде через рахунок, переходьте до наступного питання.
4. Чи є валютні надходження від нерезидентів? Тоді важливі курс НБУ на дату зарахування, валютний нагляд банку й інвойси. Це можна вести з AI-сервісом, але перший квартал краще з бухгалтером.
5. Чи закриті всі минулі періоди без боргів? Якщо ні, спочатку потрібен бухгалтер для відновлення обліку, а потім підійде будь-який формат. Якщо так, ви можете вести облік самі або з AI-бухгалтером.

Самому, з AI чи з бухгалтером: за ситуацією

Якщо шукаєте не відповідь «чи потрібен», а того, хто веде облік замість вас, — у MasterKit є бухгалтер для ФОП 3 групи онлайн.

Що насправді треба робити ФОП 3 групи

Якщо у вас немає ПДВ і працівників, це 6–8 дій на квартал із чіткими датами. Порахуйте їх, і буде видно, чи впораєтесь самі.

За квартал ФОП 3 групи без ПДВ і працівників має:

• Вести облік доходів — з 2021 року у довільній формі (таблиця, застосунок, сервіс), але так, щоб на запит ДПС показати дохід за будь-який день.
• Сплатити ЄСВ — 1 902,34 ₴ за кожен місяць, до 20 числа місяця після кварталу, навіть якщо доходу не було.
• Подати декларацію протягом 40 днів після кварталу (дохід — наростаючим підсумком з початку року) і сплатити єдиний податок 5 % та військовий збір 1 % протягом 10 днів після граничного строку подання.
• Стежити за річним лімітом 10 091 049 ₴: з перевищення ви сплатите 15 %, і воно переведе вас на загальну систему.
• Зберігати документи, що підтверджують дохід і походження товару, не менше трьох років.
• Реагувати на листи ДПС в Електронному кабінеті: запити, повідомлення про борг, звірки.

Помиляються здебільшого через те, що про ці дії забувають. Строк ЄСВ припадає на середину місяця після кварталу, декларація — через півтора місяця, а оплата — ще через десять днів. Усі дати на рік — у календарі ФОП 2026.

Хто б не вів облік — ви, AI чи бухгалтер, — раз на місяць варто перевіряти сім пунктів:

• дохід за місяць;
• накопичений дохід проти ліміту 10 091 049 ₴;
• КВЕДи в реєстрі платників ЄП;
• строки подання декларацій;
• строки сплати ЄСВ, ЄП і ВЗ;
• зарахування кожного платежу у «Стані розрахунків з бюджетом»;
• відсутність податкового боргу і вхідні повідомлення ДПС.

Бухгалтер може робити все це замість вас, але знати, де подивитися кожен пункт, варто в будь-якому разі. Що означає кожен із них на практиці — у статті як вести ФОП 3 групи самостійно. Що зробити в перший місяць після реєстрації — у статті що робити після реєстрації ФОП.

Чи треба ФОП вести бухгалтерський облік

Ні. Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» поширюється на юридичних осіб§. ФОП веде лише облік доходів§. На загальній системі він веде облік доходів і витрат§.

Ціна помилки без бухгалтера

Прострочена сплата коштує 5 або 10 % від суми плюс пеню, а неподана декларація — 340 ₴.

• За прострочену сплату штраф становить 5 % від суми при затримці до 30 днів і 10 % — понад 30 днів, плюс пеня.
• За неподану або запізнілу декларацію — 340 ₴, повторно протягом року — 1 020 ₴.
• Якщо податковий борг перевищує 180 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян на кожне 1 число місяця двох кварталів поспіль, це підстава анулювати реєстрацію платника єдиного податку. Тоді ФОП переходить на загальну систему з ПДФО 18 % і військовим збором 5 % з чистого доходу та обліком витрат.

Приклад. Для сервісного ФОП з доходом 60 000 ₴ на місяць пропущений квартал — це штраф близько 540–1 080 ₴ і ризик втратити спрощену систему.

Коли людина потрібна навіть при простому обліку

• Ви не готові щокварталу перевіряти декларацію і підписувати її КЕП самі. Тоді потрібен той, хто закриє період і відповість за нього.
• Ви плануєте зміни: реєстрацію ПДВ, першого працівника, перехід на ТОВ. За квартал до цього бухгалтер економить більше, ніж коштує.
• Ви отримали запит або повідомлення від ДПС і не розумієте, що з ним робити.

У MasterKit ці три випадки закриває рівень Assisted: AI веде місяць, а бухгалтер закриває період, подає звітність і відповідає за неї. Для ФОП 3 групи це 3 049 ₴ за квартал проти 349 ₴ за квартал за AI без людини.

Порівняння з ринком — у матеріалі скільки коштує бухгалтер для ФОП, а що саме робить і чого не робить AI — у статті що таке AI-бухгалтер.

Більше питань на цю тему — у розділі питання і відповіді.